La facturation par coupons. Dans ce cas, la facturation client donne droit à
des coupons. La saisie du réalisé à partir de ces coupons permet de rémunérer les
salariés.
La facturation mensuelle. Dans ce cas, la saisie du réalisé conduit à la
facturation des clients et à la rémunération des salariés en fin de période.
Des interfaces avec des automates de saisie existent tels que la mise en place d'un
numéro vert prennant en compte les appels de début et de fin des salariés au domicile
des personnes, des boitiers nomades ou de la reconnaissance optique de feuille de
travail.
Cette application est possède les fonctionnalités de WX-Commercial complétée de
modules de saisies et d'éditions spécifiques. En plus des options de la facturation,
les modules suivants sont présents :
Paramétrage de base définissant les arrondis et des règles spécifiques aux nuits,
jours fériés et dimanches,
Définition des natures d'intervention
Gestion des tarifs par nature d'intervention avec des conditions spécifiques
pour un client ou un groupe de client,
Edition des feuilles de travail en fonction des plannings,
Module de contrôle des saisies générées par la télégestion afin d'apporter les
corrections nécessaires,
Module de saisie des interventions détaillées à l'heure ou en cumul sur un mois,
Un transfert des saisies valides pour la facturation client dans le cas d'une
facturation mensuelle et vers la paye pour la rémunération des salariés,
Des états de contrôles et des consultations afin de lister les interventions sur
une période pour un salarié ou un client ainsi que de justifier la facturation.
Spécifiquement à l'interface de saisie automatique via le téléphone, appelée aussi
"télégestion", il est à noter que :
Le service de mise en place du numéro vert est effectué par un prestataire
externe. Le choix du prestataire est libre. Ce service est gratuit pour
l'appelant à partir d'une ligne fixe et facturé à l'association sous forme de
forfait faisant intervenir le nombre d'appels et leurs durées moyennes,
Le système consiste à construire une intervention à partir de 2 appels émis en
début et en fin d'une intervention :
Le bénéficiaire est identifié par son numéro de téléphone,
Le salarié est identifié après saisie de son matricule,
Lors de l'appel de début, le salarié est amené à saisir la nature de
l'intervention, habituellement sous forme de 2 chiffres,
La date et l'heure de l'appel de prise en compte sont énoncées au
salarié puis transmises au serveur pour traitement de l'information.
Du fait d'erreurs de saisie ou d'oubli d'appel de la part du salarié, il est
parfois nécessaire de compléter les appels afin de générer une intervention,
Il a été prévu d'effectuer des saisies complémentaires afin de pouvoir signaler
du temps perdu avant l'accès au téléphone ou un départ anticipé (service rendu
à la personne à l'extérieur du domicile),
Il résulte de ce système un automatisme permettant de gérer un nombre
considérable d'interventions en détail par heure, niveau de détail
indispensable pour calculer les heures supplémentaires,
L'information est traitée dans un délai de 5 minutes ce qui permet d'être
informé rapidement et pouvoir mettre en place des niveaux d'alertes pour
des interventions définies comme urgentes.
La mise en place d'un support papier pour justifier les erreurs de saisie ou
la déclaration de minutes complémentaires peut, suivant le nombre, conduire à mettre
en place un système de lecture optique de ces feuilles afin de compléter ce
système.
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